关于做好2017年实验室建设项目设备接收、安装、验收、入账及报销工作的通知
发布时间: 2017-09-12 浏览次数: 148

各二级学院、实验中心:

2017年实验室建设项目的绝大多数已完成了设备采购招标工作,现已陆续进入供货、安装、调试和培训阶段。实验室建设管理科已经将各项目的招标结果和执行情况梳理汇总(见附件1),请各项目建设单位按照《安徽省教育厅安徽省财政厅关于开展政府采购预算执行专项整治工作的通知》(皖较秘〔2017〕150号)的要求,切实做好仪器设备的接收、安装、验收、入账及报销等项目执行过程管理工作,现将有关事项通知如下:

一、加强领导,实行项目建设单位负责制

各项目建设单位要加强领导与管理,负责督促每个建设项目按时按量完成建设任务。各项目工作小组要安排专人负责与供货商的沟通协调,各成员要明确责任、合理分工,将工作的每个环节都落到实处,确保接收、安装等工作渠道畅通;教学仪器设备顺利入库,安全施工。

二、对照清单,认真做好签收工作

各项目建设单位要严把“三关”——签收关、验收关和安全关。收货后,要认真依据配置清单对教学仪器设备的品目、规格、数量及时清点;拆箱后,要认真检查是否全新、有无变形,破损等;各项目建设单位确认所收的品目、规格、数量等清点无误后,方可在收货单上签字并加盖单位公章。

在供货方已通知项目建设单位接收设备的情况下,因项目建设单位相关人员无正当理由延迟接货,造成供货方超出合同约定供货期的,后果由项目建设单位责任人负责。

三、完善基础配套建设,按时完成安装任务

在设备安装过程中,各项目建设单位要积极支持、相互配合,为施工方提供工作和生活上的便利,并全程监督施工过程,确保工程质量。安装后,要认真查看设备是否完好无损、是否安装到位、是否存在安全隐患等,若发现问题须及时反馈,并要求供货商更换设备或重新安装加固。

在供货方已通知项目建设单位可以安装调试设备的情况下,因项目建设单位没有提前完善基础配套设施的,后果由项目建设单位责任人负责。

四、建章立制,提高管理和使用效益

1.仪器设备到货后,各项目建设单位要督促项目负责人、执行人以及设备使用与管理人员,及时对教学仪器设备进行认真核对,分门别类,登记造册,做到科学存放、取用方便、整洁美观,并做好仪器设备的日常使用与维护工作。

2.各功能室确定后,要布置醒目的门牌标示,各项管理和使用制度安装上墙。室内要有防盗、防火、防毒等安全措施,做好通风、防潮、防尘和整洁工作。

五、明确责任,严格验收程序

1.项目建设单位在供货商安装完成并对设备使用人员进行技术操作培训结束后7个工作日内,应督促项目负责人或执行人尽快会同设备使用及管理人员进行设备调试,并依据《教学、科研仪器设备验收实施办法》(淮师院2008[176])对仪器设备使用性能及技术指标进行初验,并填写“淮南师范学院教学科研仪器设备使用性能及技术指标验收报告”(见附件2)。

2.初验不合格,及时反馈不合格原因至资产管理处及实验与设备管理处备案,并要求供货商限期整改。

3.初验合格后,及时反馈合格信息至实验与设备管理处,由实验与设备管理处会同项目建设单位、资产管理处、监察处组成校级验收小组进行校级验收。校级验收合格,项目进入设备入账及报销等程序;校级验收不合格,则由资产管理处联系供货商进行整改,直至设备达到合格要求。校级验收结束后,验收小组要在“淮南师范学院验收报告”(见附件3)上明确验收处理意见并签字确认。

4.在整个验收过程中,所有参与人员都要各司其职,严把质量关。尤其在各项目建设单位进行使用性能及技术指标验收时,参与人要严格参照合同规定设备参数进行逐条检测,详细记录数据,认真填写“淮南师范学院教学科研仪器设备使用性能及技术指标验收报告”并及时反馈验收结果。

六、清晰入账,及时建账、建卡

两级验收均合格后,项目建设单位要及时向资产管理处提交资产入账单,资产管理处要及时建账、建卡、更新设备管理系统数据,确保所有仪器设备账、卡、物一致。

七、理顺报销流程,按时完成报账任务

项目设备验收合格后,供货商开具发票,由项目负责人或执行人按要求填写完整报销封面,贴好发票、合同、验收单、资产入账单(财务报销联),再经资产管理处审核资产入账情况并加盖资产入账章,实验与设备管理处审核项目经费进行报销登记,经费管理部门负责人签署意见,分管校长审批(总金额超出3万元则还需校长审批),最后交至财务处,由财务处负责转账报销。

八、强化过程管理,提高使用效率

管理和使用是教学装备的重中之重,各实验室建设项目需由项目负责人负责整个项目过程管理,项目执行人、设备使用及管理人员要协助项目负责人完成项目建设,并负责项目设备的日常使用与维护,提高设备的完好率与使用效率。

项目立项执行后1年,实验与设备管理处将组织有关部门对实验室建设项目进行效益考评。

 

附件:

1.附件1+2017年实验室建设项目执行情况及验收时间节点安排表.doc

2. 附件2+淮南师范学院教学科研仪器设备使用性能及技术指标验收报告.doc

3. 附件3+淮南师范学院教学科研仪器设备验收报告.doc 

 

                                      实验与设备管理处

                                            一七年九月十一日